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 求職工具箱 >> 職場分享 >> 如何在25分鐘內提高工作效率
  如何在25分鐘內提高工作效率  
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     admin發表於:2011/12/23 13:53:05 瀏覽次數:5127
 

你工作時是否經常感到﹐下午甚至什麼都沒做﹐就已經到傍晚了?

如果你和最近我們通過哈佛(新聞 - 網站 - 圖片)大學商學院(Harvard Business School)對日常工作進行的一項研究中採訪的許多專業人士一樣﹐那麼這種情況應該是經常在你身上發生。

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這種低效率不僅會降低你所在團隊和組織的項目成功率﹐還會威脅到你自身。

我們發現﹐沒有什麼比在自己關心的事情上取得有意義的進展、更讓人高興和幹勁十足了。我們稱這為「進展原則」。但這種進展原則還有另外一面:沒什麼比工作停滯不前更讓人感到沮喪的了﹐而且這種負面影響比正面的影響要大得多。

工作效率低下最常見的原因是時間被分割得七零八落──試圖平衡彼此衝突而且經常是預料之外的時間需求。當你每天瘋狂地埋頭工作﹐卻仍感覺效率不高時﹐就是這種情況。聽上去很熟悉吧?

工作時間管理專家托尼施瓦茨(Tony Schwartz)、戴維艾倫(David Allen)和其他人有一些有用的技巧﹐能幫你建立事半功倍的工作習慣。那麼如果你實在來不及完成最重要的工作﹐如何才能補救呢?

(1)劃出時間空檔(20分鐘):如果可能的話﹐從日程表中劃去當天剩下的某項工作﹐以保證自己有20分鐘不被打擾﹐以專心投入那項有意義的工作。如果你能辦得到﹐那麼留出更多時間更好﹐但20分鐘已足以令工作效率有所改觀。

如果實在不行﹐那麼就把不重要的會議提前20分鐘﹐或加20分鐘班(如果你有緊急商務電話﹐也會用這種策略﹐不是嗎?去做最重要的工作是緊急要務)。切斷電子郵件﹐關掉電話﹐去一間沒人能找到你的空會議室或小房間。

(2)標出當天的工作進展(2分鐘):用工作日記記錄你當天的工作進展。

專心做你還沒做的工作和剩下來的工作是很自然的事。但為了提升幸福感和努力程度﹐你應該花一分鐘記錄你已經完成的工作。即使你只是概述某個創意項目接下來的步驟﹐也應記錄下來。如果你能留出20分鐘的時間空檔﹐那麼就記下你當天的成就﹐不管有多微小。這可能不是你計劃的工作﹐也可能是解決其他人的問題﹐但如果你做了有用的工作且確有實際進展﹐那麼就把它記錄下來。

讓自己享受成就感﹐並意識到自己有所作為。

(3)為明天繼續工作做好準備(3分鐘):使用歐內斯特海明威(Ernest Hemingway)和其他作家的小竅門:幹到一半時停下來。當你必須停下最重要的工作﹐半途而止時﹐那麼停下就好﹐只要你清楚該如何完成剩下的工作。通過這種方式﹐你第二天可以迅速進入工作狀態﹐即使你第二天得到的只有20分鐘的空檔。

 

     
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