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  辦公室工作辦公室  
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     admin發表於:2012/2/6 13:03:36 瀏覽次數:5186
 

說來慚愧,老施的個人嗜好和興趣不多,只是偶爾喜歡親自下廚,弄飯做菜煮幾味和家人分享,已經是人生樂趣。最近老施迷上了煮西菜,師承英國廚神 Jamie Oliver,特別是他的「30-Minute Meal」,因為菜式都很實際,做起來簡單容易,幾乎百無一失,令人很有成功感。最有用的,是Jamie在示範做每一樣菜式的過程中,都會不斷的反覆教授有關廚藝的基本道理和技巧,讓人容易掌握其中的竅門。多年前本地電視台製作教煮中菜的《方太與你》、曾近榮先生的《曾Sir家事常識》節目,都曾風靡一時,也是同樣道理,因為他們跟我們分享有用的技巧和知識小錦囊。

那麼在辦公室職場工作,又有哪些實用的小錦囊呢?老施是個奄尖的老闆,總有些細眉細眼的要求,因此對同事,不管是新丁老手,都會不嗇直言提點,這裏略舉一些例子,大家可以參考一下,甚至幫忙在fb添補一下,或許能編成一套「工作小錦囊」:

電郵往來的禮儀

1. Scan好PDF之類的檔案文件,在送出電郵前,應該先檢查一遍,看看是否清晰準確,位置有沒有弄歪或走漏;要是原稿太小,是否可以先放大影印再Scan,文件名稱也要定好,讓人容易分辨。

2. 假如有太多附件檔案,而且是Document,又是Worksheet,就看看能否整合成一份,方便查閱。

3. 做好Worksheet,要查看列印範圍有沒有設置妥當,讓收件人要想打印硬本,不用重新調校。

4. 在瑣碎的事情上,避免無謂的討論電郵來來往往,尤其是「cc」給老闆的。索性打電話或見面直接解決,再把結論一次過用電郵交代清楚,這樣令「cc」的各方省時。

5. 送給老闆審批的工作,不要只把一大堆電郵或檔案附上,要做一個Covering Summary,Recap重點和要決定的選擇方案。

6. 要和別人爭論開火的信函電郵,不要立刻發出,先把Draft存起,多等一兩天冷靜過後再拿出來翻看,這樣可以讓你思考清楚,語氣用詞是否恰當。同樣的意見,可以用正面的和客氣的方式表達,也可以綿裏藏針,不要令人覺得你是意氣之爭,亂發脾氣。

收派卡片的學問

7. 建立起自己的資料庫,把有用的數據和文件,甚至Template貯起來,方便隨時參考。老闆一有問題,你能即時隨手找到答案。

8. 收到別人的名片,把有關的背景資料記下來寫在上面,包括別人配偶家人的名字,甚至貯存在手機內,以後在其他場合碰面,能夠即時叫出別人的名字,必定令人印象深刻。

9. 希望特別保持聯繫關係,在送上名片時才親筆寫上你的手機號碼,會令人覺得更有誠意。

10. 不管大小會議約會,是主是客,也要養成準時甚至早到的習慣。

11. 和重要客人開會見面, 為老闆做一頁紙的Briefing notes,讓他有更好準備。

12. 和見過面的人再碰頭,不要以為對方一定記得,要大方地再介紹自己,當然可以禮貌地提醒以前在那裏見過。

這些所謂「小錦囊」,大家不要見笑,其實都是從小處表現,讓人覺得你做事做人夠專業有水準,小事做得穩妥,自然是可當大任能做大事的人。


大企業部門主管,典型香港醒目仔,專為身邊人解決辦公室遇到的奇難雜症,歡迎讀者來電郵查詢難題。

 

 

     
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